O guia definitivo de orçamento empresarial

O Brasil é um país de empreendedores resilientes e determinados, que sabem lidar com escassos recursos e situações externas adversas. No entanto, segundo pesquisa realizada pelo Sebrae, metade das microempresas não sobrevive após dois anos de operação, e a negligência com o orçamento empresarial, sem dúvida, figura entre as principais causas de falência.

Certamente, você não quer entrar nessa estatística, não é mesmo? Foi justamente para ajudá-lo nessa missão que preparamos este post. Nele, você encontrará uma explicação fácil e detalhada sobre o que é orçamento empresarial, qual sua importância, como fazer um, os erros imperdoáveis e quando buscar uma consultoria. Continue a leitura e confira!

O que é orçamento empresarial?

O orçamento empresarial é um planejamento da estimativa de ganhos, despesas e investimentos da sua empresa durante um determinado período. No geral, de 12 meses, com revisão a cada trimestre ou semestre.

Basicamente, os objetivos do planejamento orçamentário são: identificar oportunidades e prever riscos. Em ambos os casos, é necessário antever resultados para realizar ações táticas ou preventivas.

De modo a estimar os ganhos, o orçamento deve conter projeção de vendas — o faturamento bruto — e receita líquida. Essa etapa é a mais importante, pois é a partir dela que derivam as demais: sem vendas, não existe empresa.

O ideal é que a projeção de vendas tenha discriminado ao menos os canais de distribuição e a família de produtos ou serviços. Dessa forma, será possível entender qual produto vende mais de acordo com o canal, insumo mais que estratégico para definir as ações de marketing ou descontinuar uma linha de produto.

A partir dessas informações, você poderá prever o faturamento bruto (o total que entra) e a receita líquida (o total, descontados as devoluções e os impostos).

Para presumir os gastos, é necessário calcular o custo fixo operacional (salários, aluguel, telefone, licenças de softwares, manutenção de maquinário etc.) e o custo variável (contratação de serviços, matéria-prima, mão de obra temporária, entre outros).

Para diferenciar o custo fixo do variável, basta se perguntar: o custo varia com o ritmo de produção? Se não, é fixo. Se sim, é variável.

O aluguel, por exemplo, será o mesmo, sejam as vendas boas ou ruins. Já o custo da matéria-prima aumenta ou diminui segundo o volume da produção. No setor de serviço, isso ainda é mais notável. Se você tem uma casa de festas com foco em casamento, por exemplo, a contratação de fornecedores aumenta em maio, o mês das noivas.

Por último, você precisa definir o capital alocado na expansão da empresa, como aquisição de equipamentos, melhoria na infraestrutura e consultoria.

A decisão acerca do investimento e o orçamento empresarial estão muito relacionados. Um dialoga com o outro. Por isso, faça uma estimativa de investimentos estratégicos e revise-a ao completar o orçamento.

Você não pode sempre pagar para ter clientes, mas investir é imprescindível para crescer. O momento certo e a quantia ideal dependerão do quão bem você conhece sua empresa, do segmento do mercado no qual ela está inserida e do perfil dos seus clientes. O orçamento é uma ferramenta indispensável nesse processo. Então, esteja atento!

Vale ressaltar que é importante que os dados coletados para fazer a projeção de vendas, custos e investimentos sejam de um período igual ao do planejamento. Assim, se o seu orçamento é de 12 meses, calcule com base nos 12 meses anteriores. Essa é uma boa prática, pois nem todo custo fixo é mensal. Pode ser trimestral, semestral, anual, entre outras possibilidades.

Fazer um levantamento com base em um curto período de tempo pode distorcer os dados e, consequentemente, sua previsão.

Qual é a importância do orçamento empresarial?

O orçamento empresarial é um instrumento interno imprescindível para que uma empresa possa prever, planejar, agir e analisar com alto grau de precisão e eficiência. Sem ele, resta apenas a intuição, e para que seu negócio alcance o sucesso, é necessário muito mais do que um bom palpite.

Previsão

Toda empresa precisa saber onde quer chegar; do contrário, qualquer destino serve. E o orçamento tem uma importância primordial para identificar os custos, resultados e desperdícios dos cenários futuros possíveis.

Para que a previsão seja precisa, é preciso projetar os custos e resultados de cada ação tática da empresa. Os números vão indicar as alternativas mais favoráveis, ou seja, as ações que trazem maior valor com menor custo, no menor prazo de tempo possível. O resto é desperdício.

Ações que geram prejuízo ou pouco resultado devem ser cortadas. Desse modo, a empresa diminui seu escopo de atuação e ganha fôlego para focar no que traz resultados reais.

Planejamento

Além da previsão, o orçamento é importante para direcionar suas ações. Lembre-se: sem informação de qualidade, não existem boas ou más decisões, existe sorte ou azar. Você não vai querer decidir o futuro da sua empresa “nas cartas”, certo?

Com o orçamento empresarial, seu processo de tomada de decisão passa a estar embasado em dados concretos e você poderá cruzar informações internas e externas para identificar as oportunidades de mercado que podem ser aproveitadas, bem como as zonas de riscos a serem evitadas.

Assim, você conseguirá estabelecer metas viáveis e rentáveis que fazem sentido para os departamentos de sua empresa. Não apenas isso, pois um planejamento inteligente produz autoridade e motiva as equipes a darem seu melhor para alcançar resultados.

Plano de ação

Os latino-americanos são conhecidos no mercado global tanto por sua capacidade criativa quanto pela ineficiência na execução de processos. Ter um orçamento empresarial, portanto, é indispensável para balizar um plano de ação eficiente e contradizer os estereótipos.

Como definiram os especialistas Horngren, Foster e Datar, no livro Contabilidade de Custos, o “orçamento é a expressão quantitativa de um plano de ação futuro da administração”.

Por ser quantificável, o orçamento é um instrumento confiável para a definição e o controle das ações necessárias ao cumprimento das metas estabelecidas no planejamento estratégico. Sem ele, sua empresa corre o risco de criar um plano de ação que, mesmo alinhado às metas, seja arriscado, prejudicial ou inviável do ponto de vista econômico.

Análise

Se durante e ao término de cada ciclo de planejamento você não puder medir o impacto de suas ações, sua empresa não terá nenhum aprendizado para registrar e utilizar no próximo planejamento.

Apenas por meio de critérios mensuráveis pode-se fazer análises confiáveis. Nesse sentido, o orçamento empresarial é brilhante, pois cada ação pode ter seu impacto medido pelo retorno financeiro que ela traz, o que, para a maioria das organizações, é o que realmente importa.

Mesmo que a meta da sua empresa não esteja diretamente ligada ao rendimento financeiro, é importante medir e analisar o valor que a ação traz em relação ao custo para ser executada. Assim, você terá dados concretos para ter mais clareza se o resultado valeu o custo de execução.

Captação de investimento

Por fim, caso sua empresa planeje captar recursos no mercado financeiro, o orçamento empresarial será o seu principal argumento para convencer investidores a aportarem capital no seu negócio. Nesse contexto, sem orçamento não tem conversa, muito menos dinheiro.

É importante ressaltar que, nesses casos, o orçamento tem a exigência extra de ser o mais claro possível. Os investidores devem olhar para o seu orçamento e interpretar com facilidade o potencial e o risco do seu negócio.

Certamente, a esta altura do texto, você já está compreendendo bem o que é um orçamento empresarial e a importância dele para garantir o sucesso da sua empresa. Então continue a leitura porque agora veremos com detalhes como fazer um na prática.

Como fazer e analisar o orçamento empresarial?

Já vimos o que é um orçamento empresarial e qual sua importância para o sucesso do seu negócio. Agora é o momento de pôr os conceitos em prática.

A seguir, você aprenderá a calcular projeção de faturamento, dedução de vendas, custos de produção e despesas operacionais. Para completar, você também verá como fazer uma Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) para acompanhar o desempenho da sua empresa.

Projeção de faturamento

Toda empresa depende da venda para pagar os custos e investimentos e gerar lucro. Por isso, começaremos este tutorial pela projeção de faturamento, ou seja, todo o dinheiro que entra por meio das vendas sem descontar as devoluções e os impostos.

Será preciso definir os canais de distribuição, listar seus produtos e serviços, estimar a quantidade de vendas e o valor de cada uma. Com essas informações, você será capaz de fazer uma excelente projeção de faturamento. A seguir, veremos cada um dos pontos mencionados.

Canais de venda

Os canais de venda são os afluentes que levam seus produtos para o grande rio do mercado, e você precisa saber em quais deles flui mais água, quais estão estancados e se há necessidade de abrir outros canais. Essa informação é estratégica para tomar decisões inteligentes com o objetivo de maximizar seus lucros.

Os canais de vendas podem ser lojas físicas, lojas virtuais, revendedores, representantes e distribuidores. Mapeie tudo e mantenha o registro dessa informação sempre atualizado e disponível para os diversos departamentos da empresa.

Produtos e serviços

Liste todos os produtos e serviços da sua empresa e depois organize-os em categorias. Como critério de organização, você pode utilizar a linha de produto, o segmento, a marca, o modelo ou qualquer característica que facilite a análise dos dados.

Nessa etapa, o objetivo é compreender o volume de vendas que cada produto e categoria representa no todo. Se sua empresa possui muitos produtos, é interessante organizá-los de forma mais prática para agilizar o processo. Não crie categorias intermináveis e difíceis de serem processadas.

Quantidade de vendas

Agora você precisa estimar a quantidade de vendas. Faça isso acompanhado de sua equipe comercial, seus revendedores e demais pessoas-chave de cada canal de venda.

Não faça previsões irreais. Dê atenção aos dados do período anterior, ao feedback dos colaboradores diretamente envolvidos no setor de vendas e à realidade do mercado.

Valor das vendas

Por fim, defina os preços de cada produto ou serviço e sua variação por canal. Por exemplo, se você vende calçados, o valor do produto na loja física pode ser um e na loja online outro. Essa mudança ocorre devido às variações de custo na infraestrutura e logística de entrega em cada cenário.

A elaboração do preço deve levar em conta tanto os fatores internos (custo de matéria-prima, mão de obra, logística etc.), quanto os fatores externos (preço da concorrência, leis, inflação etc.).

Tratando-se de uma projeção, esses dados precisam ser referentes ao futuro. Para isso, é fundamental estar bem informado sobre o que ocorre fora e dentro da empresa. Entre em contato com fornecedores e peça uma previsão de custos para o período do orçamento. Os salários também costumam subir a cada ano, assim como transporte, alimentação, plano de saúde e demais auxílios.

Orçamento de deduções sobre vendas

As deduções sobre vendas são o cálculo do faturamento bruto menos impostos e comissões, cujo resultado é a receita líquida. Essa etapa é essencial para que você se aproxime do ganho real das vendas da sua empresa.

Por exemplo, se você vende um produto online e utiliza o PayPal como gateway de pagamento, você precisará descontar — além do imposto — a porcentagem que a plataforma cobra para efetuar o pagamento online.

Se você estiver atento às deduções sobre as vendas, observará alternativas para aumentar a receita líquida. Ainda no mesmo exemplo, você poderia trocar de plataforma de pagamento e, assim, diminuir a porcentagem que repassa para receber pagamento online.

Mesmo um pequeno desconto faz diferença. Se sua empresa fatura R$ 500 mil por ano no canal online e consegue diminuir 1% de dedução, são R$ 5 mil a mais que podem ser investidos em marketing digital para ativar as vendas na internet, por exemplo.

O faturamento bruto menos as deduções têm como resultado a receita líquida, sobre a qual você deduzirá os custos fixos e variáveis, como veremos a seguir.

Orçamento de custos da produção

Como mencionado anteriormente, os custos variáveis são aqueles que variam com o volume de produção, como a matéria-prima e as embalagens.

Há três principais classificações dos custos de vendas: Custo das Mercadorias Vendidas (CMV), Custo dos Serviços Prestado (CSP) e Custo dos Produtos Vendidos (CPV).

O CMV calcula os custos de revenda de mercadorias, como ocorre no comércio. Nesse caso, o custo total para ter o produto em seu canal de venda, ou seja, o valor do produto estabelecido pelo fornecedor e o valor da logística para poder revendê-lo.

O CSP calcula os gastos necessários para prestar um serviço. O cenário de serviços é significativamente diferente do de produtos quando o assunto é custo variável. O salário de um prestador de serviço, por exemplo, pode entrar como custo variável, já que o escalonamento do serviço depende do aumento de empregados. O mesmo é válido para equipamentos, softwares e até mesmo aluguel, caso seja temporário.

O CPV é o cálculo composto pelos gastos necessários para a produção do produto, como matéria-prima, insumo, mão de obra etc.

Orçamento de despesas operacionais

As despesas operacionais se caracterizam pelos custos fixos, como aluguel, internet, contador, entre outros, e não variam com o volume de vendas: o custo existe mesmo se a demanda for zero.

Esses dados são os mais fáceis de se prever, mas esteja atento para custos fixos com intervalos de tempo mais longos. Caso sejam esquecidos, podem ser uma surpresa ruim no futuro.

Note que, com as projeções feitas até aqui, você já está munido de informações suficientes para responder a algumas questões: sua empresa tem capacidade de produzir o que estima vender? O volume de vendas é suficiente para cobrir os gastos e gerar lucro? O lucro gerado atende às expectativas de sócios e investidores?

DRE

O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é um relatório objetivo que analisa o quanto a empresa lucra.

Grosso modo, o DRE é o instrumento pelo qual os sócios e investidores avaliam se o capital investido gera o retorno esperado.

Em resumo, para obter a informação sobre o lucro, é preciso calcular o faturamento total e subtraí-lo pelas deduções, pelos custos variáveis e fixos e pelos tributos.

Vale acrescentar que é importante compartilhar com as equipes táticas e operacionais os dados levantados e as conclusões tiradas a partir das análises feitas. Os colaboradores ficarão mais motivados ao estarem conscientes dos motivos por trás das metas estabelecidas pela direção-geral. Para isso, faça reuniões, elabore materiais e alinhe suas equipes aos objetivos da empresa.

Quais são os erros imperdoáveis no orçamento?

Você já viu conteúdo suficiente para criar um excelente orçamento empresarial para seu negócio. Mas agora vamos dar um passo atrás e avaliar erros que você não pode cometer, com o risco de jogar por água abaixo todo o trabalho feito até aqui.

Não definir plano estratégico

O orçamento empresarial está intimamente ligado ao planejamento estratégico. Como dito, o primeiro é a representação em números do segundo. Logo, para fazer um orçamento, é imprescindível fazer o planejamento estratégico. Sem ele, você não saberá quais são as metas e os objetivos da empresa, e o orçamento ficará sem rumo definido.

Fazer projeção otimista

Não seja otimista com as projeções. O orçamento é um instrumento para identificar oportunidades e antever riscos. Se você insere dados irreais, sua previsão será igualmente desconectada da realidade, portanto, inútil para a tomada de decisão. Opte por cenários pessimistas, para identificar o limite que sua empresa consegue suportar e encontrar meios de manter-se longe dessa linha.

Não envolver os colaboradores

Não deixe de envolver os diretores de departamentos, equipe comercial e demais colaboradores que possam contribuir para fazer previsões acertadas sobre vendas e custos. Sem eles, é muito provável que sua projeção tenha uma perspectiva míope da realidade. Quanto mais dados estratégicos, maior será o grau de certeza das suas previsões.

Não analisar os dados

Outro erro imperdoável é coletar os dados e não analisá-los. O orçamento é apenas um instrumento. Se você não usá-lo, será inútil. É necessário que haja reflexão e análise constantes para encontrar soluções para os possíveis problemas ou enxergar oportunidades de maximizar os lucros da empresa.

Uma forma prática de dar importância a essa etapa é separar um tempo apenas para a análise e fazê-la em equipe. Dessa forma, você garante que a análise dos dados receba atenção especial e gere resultados mais expressivos.

Não fazer revisões

Por último, é um erro elaborar o orçamento e abandoná-lo na sequência. É preciso fazer revisões trimestrais ou semestrais para acompanhar se o que foi previsto corresponde à realidade. Caso contrário, tomar medidas necessárias para corrigir as previsões e antecipar o máximo possível as decisões táticas da empresa.

Como uma consultoria pode ajudar no orçamento?

Um meio mais fácil e eficiente de criar um orçamento para sua empresa é mediante uma consultoria. Contratar uma empresa especializada no assunto para ajudá-lo nessa tarefa pode ser um diferencial para alcançar os resultados esperados.

O principal benefício de uma consultoria é a garantia de que as projeções realizadas estarão bem embasadas, com alto grau de certeza. Isso traz segurança para que o gestor tome decisões estratégicas, que contribuam para atingir as metas definidas para o período.

Além disso, ao contratar uma consultoria, você catalisa seu amadurecimento sobre gestão orçamentária. Ao participar ativamente na criação do orçamento ao lado de profissionais mais experientes no assunto, você aprende na prática a realizar essa ação estratégica tão fundamental para o crescimento do negócio.

Vale ressaltar também que um consultor dedica seu tempo integral na criação do orçamento, o que tem um impacto na qualidade e profundidade do material produzido. Isso não significa que você não terá que dedicar seu tempo também, afinal, ninguém conhece melhor seu negócio do que você. A qualidade do orçamento é diretamente proporcional à qualidade dos dados e de suas fontes.

No entanto, tenha cautela ao contratar uma consultoria. Estamos falando de um setor estratégico da sua empresa, que não pode estar na mão de um desconhecido. Busque referências, estabeleça uma relação de confiança, para, só então, avaliar uma possível contratação.

Pronto para realizar o orçamento empresarial e fazer seu negócio decolar? Então conte para nós o que você achou do conteúdo nos comentários abaixo!