O que é Gestão do Conhecimento e como utilizá-la na empresa?

A era da informação — que se iniciou após a década de 1980 e se estende até os dias de hoje — tem transformado a maneira de se fazer negócios. Nessa perspectiva, uma organização realmente competitiva deve saber o que é gestão do conhecimento e como aplicá-la no seu dia a dia de maneira eficiente: criar, transmitir e reter informações estão entre as práticas indispensáveis para isso.

A gestão do conhecimento não é somente uma maneira de aumentar sua eficiência operacional, mas também um ótimo recurso estratégico. Afinal, todo conhecimento produzido dentro da empresa pertence a ela e deve ser utilizado como caminho para a geração de valor e para o aumento da sua lucratividade.

E você? Quer saber como implantar a gestão do conhecimento na sua organização? Então, acompanhe o post de hoje e saiba mais!

O que é gestão do conhecimento?

A gestão do conhecimento transita transversalmente na corporação e pretende administrar a informação e a aprendizagem empresarial como qualquer outro ativo: com planejamento, eficiência e foco em resultados. É, portanto, a estrutura que controla o conhecimento organizacional e que tem os procedimentos e os padrões de trabalho como peças-chaves.

Tudo o que acontece na empresa é fruto de conhecimento gerado e transmitido. Imagine um processo que, atualmente, ocorre com certa eficiência, como a emissão de uma nota fiscal. Volte no tempo. Tente se lembrar da primeira vez que a emitiu ou que seu colaborador o fez.

Provavelmente, isso demandou horas de trabalho, pesquisas, tentativas e erros até que se transformasse em conhecimento claro e consolidado e que pudesse servir de procedimento para as próximas emissões. Agora, imagine perder isso. São tempo e dinheiro desperdiçados!

É como aplicar um dia inteiro de esforço para elaborar um relatório e fechar sem salvar. Tempos atrás, se isso acontecesse, perderíamos todo o conteúdo construído. No entanto, o Excel, por exemplo, já aprendeu a importância da gestão do conhecimento e guarda seu trabalho a cada período pré-programado. Assim, caso ocorra algum problema, as informações produzidas estarão a salvo. É mais ou menos dessa maneira que sua companhia deve trabalhar.

Como isso pode ajudar no sucesso da sua empresa?

Os ganhos em aplicar a gestão do conhecimento nas empresas são diversos, mas há três que precisam ser destacados:

1. Facilita as tomadas de decisão

Decidir com qualidade demanda informação, o que, hoje em dia, não é exatamente um problema, na medida em que há diversos tipos de dados disponíveis sobre o mercado. Porém, difícil mesmo é transformá-los em conhecimento útil à tomada de decisões.

É necessário, portanto, acompanhar as melhores práticas, ou seja, as decisões mais acertadas. Assim sendo, um dos melhores caminhos para atingir esse objetivo é ter uma gestão do conhecimento eficiente.

2. Desenvolve uma organização orientada à aprendizagem

Uma empresa de aprendizagem perene é um lugar de melhoria contínua. Avaliar as operações, projetos ou atividades importantes é uma maneira de identificar sucessos e falhas para melhorar sempre.

Pensando novamente no exemplo da emissão de notas fiscais, podemos observar que, talvez, intuitivamente, muitos processos melhoraram desde a primeira emissão até as atuais. Agora, imagine fazer isso de maneira científica, em vez de intuitiva, e aplicar isso na organização inteira? Certamente, o ganho será notório.

3. Estimula a cultura de inovação

Inovar é ação de rotina em empresas de alta competitividade. A gestão do conhecimento pode proporcionar um fluxo orientado de ideias, de maneira a aperfeiçoar o aproveitamento das melhores e mais úteis ao seu negócio.

Se a cultura de inovação estiver difundida e fortificada, em muitas situações, o próprio colaborador pode contribuir para essa dinâmica a partir de alguma observação sobre determinados processos ou produtos. Sendo assim, é uma maneira de achar soluções internas e altamente eficazes.

Como aplicar a gestão do conhecimento no seu negócio?

Como qualquer projeto, a melhor maneira de implantação é dividi-lo em etapas com objetivos bem definidos. A seguir, veja quais são elas!

1. Avalie o estado atual

Esta é a principal fase do projeto, pois será o pontapé inicial e determinará todas as outras ações. Para que seu programa de gerenciamento do conhecimento seja bem-sucedido, é necessário um bom diagnóstico do estado atual e que responda, entre outras, as seguintes perguntas:

• qual a capacidade dos colaboradores de transmitir e gerar conhecimento? E como posso aumentá-la?
• quais são as melhores práticas na minha empresa? Quais funcionam de forma eficiente e quais são deficitárias?
• quais ferramentas e tecnologias utilizo para fazer a gestão do conhecimento?
• como minha estrutura organizacional influencia a transmissão de conhecimento? Ela estimula essa prática ou é centralizadora?
• qual a cultura existente na minha empresa? Ela ajuda ou desestimula a gestão do conhecimento?

A meta dessa etapa é, portanto, ter um panorama completo da sua empresa.

2. Defina os objetivos e o estado futuro pretendido

Nesta fase, você desenhará o cenário desejado. É o momento de definir objetivos e estratégias a serem seguidos. Eles servirão de guia para a execução do projeto e para a avaliação dos resultados.

3. Planeje os meios

Agora é a hora de definir os caminhos. Aqui, as ações de execução (operacionais) ganham destaque e você deve determinar como colocar o planejamento em prática. Uma atividade de grande relevância é elaborar um projeto-piloto. Ele é uma maneira de prever dificuldades e gerar aprendizado com vista à eficiência na execução.

4. Prepare para a mudança

Implantar um projeto de gestão do conhecimento é algo complexo e que depende muito da cultura organizacional. Portanto, prepare sua empresa para a mudança. Mostre a importância do projeto aos seus colaboradores e deixe claro que eles não perderão relevância dentro da companhia, ao contrário, terão oportunidades de mostrar talentos para outras funções e cargos. Essa etapa será ainda mais importante se, no diagnóstico, alguma dificuldade cultural foi detectada.

5. Implante

Essa é uma atividade autoexplicativa. É o momento de colocar a mão na massa, de fazer acontecer.

6. Meça e faça melhorias

Tão importante quanto todas as fases anteriores é medir os resultados e identificar oportunidades de melhoria. Aqui, o seu planejamento inicial ganhará destaque novamente, pois será o parâmetro para se verificar o sucesso do projeto e os pontos que ainda precisam de melhoria.

Como visto ao longo do texto, a gestão do conhecimento é disciplina complexa, que demanda esforço e aplicação de todos os atores envolvidos no projeto. Entretanto, os resultados que podem ser obtidos compensam cada recurso despendido.

Na era da informação, em que as organizações estão competindo com desempenhos cada vez mais altos, não saber o que é gestão do conhecimento e não aplicar práticas relacionadas a ela podem deixar sua empresa um passo atrás da concorrência.

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