Reestruturação de processos: o que é e quando é necessária?

Cada vez mais a rotatividade de funcionários é uma realidade comum no ambiente empresarial, independentemente do setor. O problema é que, com a entrada e saída de muitos funcionários, o know how da empresa fica comprometido em longo prazo.

Ao saírem, gestores que dominavam uma forma de realizar os processos na sua rede de varejo levam consigo boa parte do conhecimento sobre essa área. Os novos responsáveis aplicam outras formas de realizar as atividades, o que pode gerar diversos problemas no ambiente de trabalho.

A reestruturação de processos torna-se fundamental nesse contexto, a fim de manter as rotinas de trabalho coesas, bem como a produtividade dentro das metas esperadas, além de otimizar a gestão de processos organizacionais. Continue lendo e entenda o que é esse conceito, qual a importância dele e como a automação pode contribuir positivamente nisso!

O que é a reestruturação de processos?

A reestruturação de processos está relacionada com a avaliação, análise, padronização e modificação das atividades de trabalho no ambiente de uma empresa de varejo, por exemplo.

Ela pode ser feita etapa a etapa e ser realizada com o auxílio de uma consultoria especializada, que estudará a atual situação e traçará estratégias de mudanças e padronizações necessárias.

Por que ela é necessária?

A reestruturação de processos cumpre um papel fundamental para a retenção de know how no ambiente empresarial. Quando se encontra uma forma efetiva de realizar as tarefas cotidianas, é importante que esse procedimento permaneça.

A volatilidade na forma de conduzir os processos pode ser extremamente prejudicial em curto e longo prazo. Veja as principais razões pelas quais se torna imprescindível lançar mão da reestruturação no ambiente organizacional:

Retenção do know how

O know how diz respeito aos conhecimentos práticos adquiridos por uma empresa ou profissional. Quando esse domínio está apenas nas mãos do gestor, o negócio fica refém daquela pessoa. Caso ela decida sair, por diversas razões, levará esse modo de fazer consigo.

O próximo responsável aplicará os seus próprios conhecimentos e metodologias preferidas, que podem diferir completamente e, em alguns casos, até mesmo ser incompatíveis com o que o seu antecessor fazia.

Com isso, o domínio do que é realizado no ambiente empresarial não é pertencente à empresa, algo que não é saudável em longo prazo. É essencial que ocorra uma padronização, principalmente para não causar conflitos e quedas de produtividade em tempos de mudança no quadro de funcionários.

Definição das atribuições dos funcionários

A reestruturação auxilia a deixar claro para cada funcionário suas atribuições no dia a dia da empresa, de forma a identificar o que ele deve (e não deve) fazer, a fim de não interferir no que concerne aos demais colegas.

Com maior clareza sobre os limites, necessidades e obrigações de cada um, é possível manter o foco nas atividades, evitar a necessidade de revisão de trabalho e também que determinadas tarefas deixem de ser realizadas, com a justificativa de que não se sabia de quem era essa responsabilidade.

Eliminação de zonas cinzentas

Quando não há clareza e transparência nas rotinas de trabalho, há a criação de zonas cinzentas no ambiente empresarial. Isso é extremamente perigoso, pois pode gerar grandes falhas de comunicação no dia a dia. As consequências são diversas, tais como:

• funcionários interferindo em tarefas que são dos demais colegas de setor ou, até mesmo, pertencentes a outro setor (uma confusão comum está nas áreas de marketing e vendas, cujas áreas cinzentas podem prejudicar as ações de ambos os lados);
• brechas de ação, fazendo com que uma determinada tarefa não seja cumprida porque não se sabia quem era responsável por ela;
• conflitos no ambiente de trabalho, prejudicando o clima organizacional;
• queda de produtividade e não cumprimento das metas devido aos problemas relatados anteriormente.

Elaboração de bases para padronização do trabalho

Para manter o know how na empresa, tornando-a uma espécie de propriedade do negócio, é imprescindível o estabelecimento claro e objetivo de bases para padronização.

Isso envolve definir uma metodologia a ser aplicada nos setores, bem como estabelecer uma forma específica de realizar as atividades que sejam características da empresa e que devam ser aplicadas por todos, independentemente de mudanças de cargos.

Também deve-se treinar os colaboradores, a fim de que dominem as práticas definidas na padronização, garantindo que todos estarão aptos a exercer essa forma de fazer com excelência, qualidade e mantendo o ritmo de produtividade impecável.

Determinação das metas produtivas e como alcançá-las

A reestruturação de processos auxilia a definir metas produtivas mais alinhadas e realistas, bem como o percurso que deve ser traçado pelos colaboradores em curto, médio e longo prazo, a fim de alcançá-las.

Assim, há um alinhamento mais preciso por parte das equipes, garantindo que todos estarão caminhando rumo aos mesmos objetivos e seguindo os mesmos processos para alcançá-los.

Qual o papel da automação na reestruturação de processos?

A automação cumpre papel fundamental na realização da reestruturação de processos. Principalmente no que concerne à realização de tarefas operacionais, que necessitam consideravelmente de padronização e know how específico para sua realização de forma eficiente e explorando todo o potencial produtivo possível.

E também por meio do uso da automação a padronização está inserida nos algoritmos presentes nos sistemas implementados, de forma que se tornam propriedade da empresa no momento da aquisição, garantindo que esse conhecimento permanecerá, mesmo com a mudança no quadro técnico.

Além disso, reduz-se tempo gasto com essas atividades, liberando os funcionários para a realização de outras funções. Pense, por exemplo, na gestão financeira de uma empresa, com verificação de entrada e saída de capital, administração de capital de giro, pagamento de contas, conferência de emissões de notas fiscais, entre outros.

O tempo gasto com essas tarefas operacionais, quando automatizadas, pode ser dedicado a questões analíticas que realmente podem agregar positivamente para a organização. Algumas ferramentas interessantes que podem colaborar para isso são:

• software de gestão empresarial e financeira;
• software de gestão de estoque e compras;
• uso de sistema emissor de NF-e;
• sistema de gestão (ERP);
• sistema de frente de loja (PDV), entre outras.

O que mais auxilia nesse processo?

Se já houve a identificação da necessidade de realizar essa ação, é essencial verificar, portanto, o que pode contribuir positivamente para isso, além da automação. Uma consultoria especializada no setor de atividade do seu negócio pode ser essencial para realizar uma reestruturação de processos eficiente.

Consultores especializados avaliarão as situações das seguintes áreas, por exemplo:

• diagnóstico de equilíbrio financeiro;
• revisão financeira;
• análise do DRE;
• fluxo de caixa;
• avaliação de metas;
• inventário;
• mapeamento de processos;
• necessidade de reestruturação organizacional.

Além de identificar pontos frágeis da estrutura da sua empresa, a consultoria também ajudará a encontrar possíveis soluções que serão estratégicas para esse momento.

Pensar em reestruturação de processos não é admitir problemas ou fraquezas na corporação. É uma forma de encontrar soluções inovadoras e inteligentes que agregarão positivamente na resolução de problemas novos, conseguindo manter ou até mesmo potencializar a produtividade da organização, melhorando a rentabilidade.

Sente que a sua empresa precisa avaliar se é necessária uma reestruturação de processos? Então, entre em contato conosco, tire suas dúvidas e conheça nossos serviços!